На нашем сайте вы можете
задать или ответить на вопрос
другого пользователя

Топ 5 статей (Деловая переписка)

  1. Как грамотно вести деловую переписку

Как грамотно вести деловую переписку

04.05.2011

Сегодня большинство деловых людей общается между собой по рабочим вопросам посредством интернета или электронной почты.

Это самая удобная и быстрая форма передачи деловой и коммерческой информации.

Но также до сих пор существует и классическая форма переписки – на фирменных бланках пишется письмо, упаковывается в конверт и отсылается по почте.

Независимо от того, является ли переписка почтовой или электронной, правила составления текста распространяются и на ту, и на другую.

Важными вопросами во всех формах являются: как начать правильно письмо, как его правильно завершить, какова последовательность размещения в нем информации, оформление письма, употребление слов и терминов – все это очень важные аспекты деловой переписки.

Деловая переписка выступает в роли своеобразной визитной карточки фирмы.

Чтобы создать беспроигрышный солидный имидж компании, следует грамотно вести деловую переписку.

Структура делового письма включает в себя несколько обязательных сегментов.

Первым следует обращение к партнеру. В зависимости от ситуации начало письма должно быть таким: «Уважаемые господа!», «Уважаемый господин генеральный директор!», «Уважаемая госпожа Родионова!», «Уважаемый господин Завадский!» и т.д. Слова «господин» и «госпожа» в обращении ни в коем случае нельзя сокращать. Нельзя также применять инициалы человека.

За обращением следует вступительный сегмент, в котором вкратце излагается основная цель послания. Здесь применимы речевые штампы и шаблоны типа: «Ставим в известность, что…», «Приглашаю…», «Прошу…», «Просим…», «Подтверждаем…», «В связи с….», «Согласно вашему письму…», «Напоминаем…», и другие.

Следующий сегмент является основной частью документа, в котором изложена главная суть письма. После чего – сегмент подведения итога текста. Здесь уместны фразы: «Просим извинить за…», «Заранее благодарим…», «Надеемся…», «Уверены…» и т.д.

Деловое письмо должно быть закончено вежливой фразой, подписью адресанта, можно с добавлением фразы «С уважением - …» Если это необходимо, в конце письма указывается название компании, ее адрес, телефон, контактные данные, адрес сайта и т.д.

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.

В некоторых случаях в деловом письме может быть использован постскриптум, в котором излагается какая-либо информация, имеющая косвенное отношение к прямой сути документа.

Если письмо почтовое, то выполнено оно должно быть непременно на фирменном бланке, в электронном варианте это также можно применить посредством файла ворд.

Желательно не затягивать с ответом на деловые письма.

Если в данный момент вы не готовы ответить четко на поставленную вам задачу, можно известить партнера о том, что его письмо получено, а ответ по интересующему его вопросу будет дан в самое ближайшее время.




Комментарии к статье Как грамотно вести деловую переписку:

Комментарии

Зоя7
10.02.2012 Слово не воробей- вылетит, не поймаешь. А вот когда слово написано. Здесь стоит быть осторожным.
Потап Михалыч
28.10.2011 Чтобы грамотно вести деловую переписку по работе со своими партнерами, не забывайте к ним вежливо обращаться. Можно использовать готовые клише деловых писем. И помните, что если человек вам написал письмо, то он ждет от вас ответа. Не откладывайте его в дальний ящик.

Оставить комментарий




Читайте также

Как создать собственный интернет магазин
Как создать собственный интернет магазин сейчас читают пользователей: 2
Как успешно играть на форексе
Как успешно играть на форексе сейчас читают пользователей: 5
Как запатентовать свое изобретение
Как запатентовать свое изобретение сейчас читают пользователей: 4
Как открыть свой солярий
Как открыть свой солярий сейчас читают пользователей: 3
Как открыть бизнес по франчайзинговой системе
Как открыть бизнес по франчайзинговой системе сейчас читают пользователей: 3